Yeni oluşan girişimler için üretkenlik ve iş yönetim tavsiyeleri

Fikir ya da proje aşamasındaki girişimlerin önünde oldukça uzun ve zorlu bir yol bulunuyor ve bu süreç içerisinde dikkat edilmesi gereken bir takım unsurlar bulunuyor. Kendi girişimini kurmak isteyen girişimcilerin en büyük sorunlarından bazıları planlı bir çalışma sistemi kuramamak ve yaşanan aksaklıklardan dolayı devamlı olarak dikkat dağınıklığı yaşamak.

Bu sorunların önüne geçebilmek için üretkenlik ve iş yönetimi konusunda bazı önlemler alınması gerekiyor. Bir fikri hayata dönüştürmek oldukça zorlu bir süreç ve bu zorlukların altından kalkabilmek için girişimcilerin disiplinli bir şekilde çalışmaları gerekiyor. Bu yazıda da iş yönetimi ve üretkenlik üzerine bazı tavsiyeler vereceğiz.

Üretkenlik ve disiplin

İlk olarak ele üretkenlik ve disiplinli çalışma konusunu ele alalım. Disiplinli çalışırken bir yanda da yaratıcı olabilmek için belli bir plana sadık kalmak gerekecek.

• Bir plan oluştururken, sizin için önem taşıyan işleri dikkate alın. Bir sonuç getirmeyecek işleri bir kenara bırakın.
• Herşey önemliyse, hiçbir şey önemli değildir. Bu nedenle önceliklerinizi belirleyin ve (Önemli) Ö1 , Ö2, Ö3 şeklinde bunları numaralandırın. Böylelikle en çok ihtiyacınız olanları belirleyebilirsiniz.
• Yeni görevlerinizi, yapılacaklar listenizin başına değil, sonuna ekleyin.
• Önemli görüşmeleri ve toplantıyı takviminize ekleyin ve takviminizde olmayan işlere yönelmeyin.
• Hangi görevlere ne kadar süre ayırdığınızı kaydedin ve bu süreleri ne kadar optimize edebileceğinize bakın.
• Pazar günleri, bir sonraki hafta ne yapacağınızı planlayın ve haftanın işlerini belirleyin.
• İşle ilgili önemli toplantılar haricinde, önceden planlanmamış toplantılar yapmayın. Bu tür son dakika toplantıları sizin çalışma sürenizi ve üretkenliğinizi olumsuz etkiler.
• Belli aralıklarla, işe ara verin ve kendinize dinlenmek için zaman ayırın.

Sosyal Medya ve e-posta yönetimi

Sosyal Medya ve e-posta yönetimi de işinizi etkileyen faktörler arasında yer alıyor. Bu konularda da şunlara dikkat edebilirsiniz:

• Mesai saatleriniz içinde sosyal hesaplarınızı devamlı olarak kontrol etmeyin. Mümkünse bu kontrolleri mesai saatleri içinde sadece 1-2 kez yapın. Buradaki aktiviteler, sizin dikkatinizi fazlasıyla dağıtabilir.
• Henüz şirketin kuruluş aşamasında, sosyal ağlardaki arkadaşlarınızın yaptığı etkinlikler ve paylaşımları ilginizi çekebilir ya da siz çalışırken başkalarının etkinliklerde oluşu canınızı sıkabilir.
• Aynı şekilde, devamlı olarak e-postalarınızı kontrol etmeye çalışmayın. Bu da dikkatinizi dağıtacaktır.
• E-postalarınızda gereksiz kişileri CC’ye eklemeyin ve ekibinizin de aynı şeyi yapmasını belirtin. Eğer sizi ilgilendirmeyen görüşmeler yapılıyorsa, kendinizin CC’ye eklenmemesini açıkça belirtin.
• E-postalarınızı kısa tutun. Birkaç cümle veya bir paragrafta konuyu kapatmaya çalışın.

Toplantılar

İş hayatında toplantılar önemli bir yere sahip; ancak birçok firmanın yaptığı hatalardan biri bu toplantıları nasıl düzenleyeceklerini tam olarak bilmemeleri. Saatler süren toplantılar iş yerindeki verimliliğin en büyük düşmanı. Bu nedenle toplantılarınızı ayarlarken ve toplantı sürecinden neler yapmanız gerektiğini aşağıda sizinle paylaşacağız.

• Farklı toplantılar için farklı zaman dilimleri ve günler belirleyin. Örnek olarak, Pazartesi, Çarşamba ve Cuma saat 09-10 arasını kısa görüşmeler için kullanabilir, yine aynı günlerde öğleden sonra 02-04 arasını daha uzun görüşmelere ayırabilirsiniz.
• Toplantılarınızı 15 ile 30 dakika arasında tutmaya çalışın. Bundan uzun süren toplantılar dikkat dağıtacaktır ve verimliliği azaltıp, toplantıya katılan kişilerin iş yapmalarını engelleyecektir.
• Belirlediğiniz toplantı sürelerine sadık kalın. 30 dakikalık bir toplantı istediğinizde bu süreyi geçirmeyin.
• Toplantılara geç kalmayın. Bu hem kabalık olacaktır hem de toplantı süresinin uzamasından dolayı başkalarının da işleri aksayacaktır.
• Ulaşmaya çalıştığınız kişinin temposu yoğunsa, kendi sürelerinizde esnek olarak onlara ayak uydurmaya çalışın.
• Toplantı başına 2 ya da 3 konudan fazlasına değinmeyin. Ne kadar az konu üzerine yoğunlaşılırsa bir o kadar hızlı sonuç alınır.
• Toplantı halindeyken gereksiz konulardan bahsetmeyip, doğrudan konuya girin.
• Toplantı öncesinde, katılımcılara ön çalışma yapmaları için bilgi e-postaları gönderin.
• Katılacağınız toplantıya ön hazırlık yapıp gidin.
• Toplantı sırasında, telefonunuzla ya da başka bir şeyle ilgilenmeyin. Bunu toplantı katılımcılarında da isteyin.